A hatékony email kezelés szabályai

Az utóbbi időben már – már fanatikusan próbálom az email boxomat a minimális szinten tartani nap végére. Nem

Az utóbbi időben már – már fanatikusan próbálom az email boxomat a minimális szinten tartani nap végére. Nem szeretem, ha 5 emailnél több marad az inboxban, mivel úgy érzem, hogy akkor biztosan el fogok valami fontos, vagy sürgős dolgot felejteni, illetve ami még fontosabb, hogy amióta ilyen ’nagytakarító’ lettem, úgy érzem sokkal hatékonyabban is tudom kezelni az emailjeim.

 

Hogy mik is a hatékony email kezelés szabályai? Nézzük sorban:

  1. 4 D szabály

Döntsd el, hogy mely emaileket akarod

  1. Törölni
  2. Delegálni
  3. Illetve melyek, azok, amelyekkel neked fel foglalkoznod

 

 

 

  1. Action

 Döntsd el, hogy a fennmaradó emailekkel mi a teendőd:

  1. Válaszolj azonnal

Ha mindössze 5 percet vesz igénybe, hogy válaszolj rá, akkor tedd meg. Ne halogasd, pakolgasd, jelölgesd. Írj vissza azonnal, és tedd a megfelelő mappába, ha készen vagy.

  1. Időzítsd

Hosszabb időt vesz igénybe, hogy válaszolj rá? Esetleg nincs meg minden infod, de tudod, hogy holnapra meglesz? Állíts be hozzá emlékeztetőt! Gondold végig mikor tudod nyugodtan megválaszolni.

  1. Add a naptáradhoz

Egy tréninghez kell módszertant írnod? Vagy előadás vázlatát kell összeraknod? Esetleg egy új hírlevél szövegét kell összeraknod? Ezekhez érkezett valami info? Tedd a naptáradba az emailt, és a feladatot olyan időpontra, amikor tudod, hogy lesz időd fókuszálni rá.

  1. Tedd a projektmappádba

Vannak emailek, amik fontosak, de neked jelenleg nincs vele teendőd. Ezeket menstd el az adott projekt mappájába, és ha majd szükséged lesz az adott információra, akkor könnyedén megtalálod majd.

  1. Archiváld későbbre

Minden olyan infót, hírlevelet, posztot, kutatást, ami tetszik, vagy később esetleg érdekes lehet Evernote-ba mentek, ott címszavakkal megjelölöm, hogy könnyebben tudjak majd esetleg rákeresni. Gondold végig te hova tudod ezeket menteni. Készíthetsz inspirációs mappákat, vagy kereshetsz rá applikációt is. A lényeg, hogy te megtaláld majd, amit keresel.

Hidd el, ha betartod ezeket a szabályokat, akkor te is könnyedén tudod az email boxod átláthatóvá tenni, és ezáltal sokkal hatékonyabban tudsz majd működni.