Projekttervezés folyamatban …- Erőforrások

Projekttervezés folyamatban... Az erőforrások becslése még a gyakorlott, régi motorosokon is ki tud fogni. Hiszen, ilyenkor azt próbáljuk

Projekttervezés folyamatban… Az erőforrások becslése még a gyakorlott, régi motorosokon is ki tud fogni. Hiszen, ilyenkor azt próbáljuk megbecsülni, hogy az adott feladat, amelyet soha korábban nem végeztünk, milyen és mennyi erőforrás bevonása mellett teljesíthető a kitűzött határidőre. Ráadásul tovább nehezíti a dolgot, hogy erőforrás a pénz… és a saját munkák is. Ezzel kapcsolatban pedig nem kevés legyőzendő akadály kerülhet elénk.

Szedjük össze mink van!


Az Erőforrások

Talán más is így van ezzel, de amikor az erőforrásokról gondolkozom, első sorban az anyagi erőforrásokra gondolok. Talán azért mert pénzt ad ki legnehezebben az ember, annak elvesztését éli meg kockázatnak.

Viszont mikor tervezem az erőforrásokat, és listába veszem őket egymás alá, ott világosan látszik, hogy mindegyikükre egyformán szükség van. Hiányuk megakaszthatja a folyamatot, mindegyiket egyforma gondossággal kell szervezni, hogy akkor és ott álljon rendelkezésre, amikor szükség van rájuk.

Melyek lehetnek ezek a bizonyos erőforrások  egy-egy projekt tervezésénél?

 

Emberi erőforrások

Mi magunk (tudásunk, tapasztalatunk, szakértelmünk) és az időnk (!).

Mikrovállalkozások esetén talán ez az erőforrás kapja a legnagyobb hangsúlyt.  A feladatokat nekünk kell elvégezni, vagy szervezni, menedzselni. Még ha módunkban is áll kiszervezni, folyamatosan nyomon kell követni a munka menetét, hiszen a saját vállalkozásunk sikeres működése a tét.

Olvasom a Projekttervezőben:

“valami újat elkezdeni nem egyszerű, de néha ugyanilyen nehéz valamit abbahagyni”

Ez pontosan egybe cseng azzal a tapasztalattal, hogy fel kell tudni ismerni azt a pontot, amikor már időpocsékolás  rutinfeladatokat végezni, sőt, az erre elvesztegetett idő a fejlődés gátjává válik. Tudni kell kiszervezni!

Kinek is lehet kiszervezni:

  • Asszisztencia – kifejezetten erre a feladatra alkalmazni valakit vagy meglévő munkatárs idejéből allokálni az új projektre időt.
  • Partnerek – mindkét fél számára előnyös együttműködés hangsúlyozva, hogy egyformán fontos legyen mind a két fél számára. Ennek hiányában nagyon nehéz hatással lenni és előbbre mozdítani a folyamatokat.
  • Beszállítók – azaz akiktől díjazás ellenében rendelünk meg bármilyen munkát. Itt a legfontosabb, hogy pontosan meg tudjuk fogalmazni, hogy mit várunk el, mik az elképzeléseink, és még így is érdemes folyamatosan egyeztetni.

OK, de hogyan találjam ki, hogy mely munkákat szervezzem ki, és melyeket végezzem el magam?

A projekttervezőben az alábbi szempontokat találtam segítségül:

  • jó vagyok benne – én csinálom
  • jól tudom menedzselni – részben én csinálom,
  • nem vagyok elég hatékony – mindenképpen jó kiadni, ha belefér a költségvetésbe.

Felvettem még két pontot a szempontokhoz, amit én fontosnak tartok, még pedig a szeretem/nem szeretem kérdéseket. Mivel a családi vállalkozás elindításánál a motiváció úgy hangzott, szeressük azt amivel pénz keresünk a megélhetéshez. Számunkra pont ez volt a lényeg. Az új két szempont tehát:

SZERETEM  – én akarom csinálni és van is rá időm, akkor is ha esetlen nem vagyok elég hatékony. Mert szeretem 🙂 Ilyen például a Google Adwords fiókunk kezelése. Valószínűleg egy specialista sokkal kevesebb időráfordítással és rutin műveletekkel megoldaná a feladatot, viszont számomra egy kicsit olyan tevékenység ez számomra mint másoknak a keresztrejtvényfejtés. Szeretek sportot űzni abból, hogy próbálom tovább növelni a átkattintási arányt vagy csökkenteni a hirdetési költségeket.

NEM SZERETEM – boldogan kiadom, a rendelkezésre álló anyagi erőforrásokat ide igyekszem allokálni. Dilemma persze, ha olyan feladatról van szó, amiben jó is és hatékony is vagyok 🙂 Ez gyakorlatilag minden olyan feladat, aminek kicsit is köze van a könyveléshez vagy pénzügyi nyilvántartásokhoz. Számomra ez a szükséges rossz és igyekszem annyira kerülni amennyire csak lehet.

 

Tőke

Abból a szempontból viszonylag egyszerű a kérdés, hogy vagy van, vagy nincs 😃

A saját projektünk előtt, nagyságrendileg meghatároztunk egy bizonyos összeget, amely rendelkezésre áll és úgy gondoljuk, hogy kivitelezhető vele a projekt.

Feladat, hogy ezt okosan használjuk fel; alapos tervezéssel és szervezéssel a leghatékonyabban költsük el a rendelkezésre álló összeget.

Az anyagi javak, a további erőforrások, melyek lehetnek például.

Software, tárgyi eszköz, technológia, rendszer.

Az éppen aktuálisan tervezett projektünkben ezek éppen kis jelentőséggel bírnak. Így erre külön nem térek ki.

Miután leírtam a fenti sorokat és újra olvastam, tűnt fel, hogy mennyire tükrözi az egyes erőforrás taglalásának hossza, azt hogy mennyire eltérő figyelmet szentelek rájuk külön-külön.

Tőke: mindig borzasztóan leegyszerűsítem: rendelkezésre áll vagy nem.

Idő: túltervezem mégis mindig úgy érzem, hogy valamit rosszul csinálok.

Emberi erőforrás: tudatosan szervezve, tervezve, gondolkozva, talán ezt kezelem a legjobban.

A tervezőt töltögetve gondolkoztam el azon, hogy milyen sokat javíthatna még a hatékonyságomon, ha megpróbálnám ezeket az erőforrásokat együtt, a nagy képet szem előtt tartva menedzselni és észrevenni a köztük lévő kölcsönhatásokat. Tőke => Emberi errőforrás => Delegálás => Felszabaduló idő => Több értékesebb elvégzett munka elvégzése.

 

Pin It